近年来，随着计算机、数码相机的普及和应用，各单位形成的数码照片越来越多，其应用价值也越来越广泛。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，成为我们面临的新课题。今年以来，我院档案室为了适用新时期档案工作的需要，按照国家档案局关于《照片档案管理规范》的规定和区档案局关于《数码照片归档管理》暂行办法，对数码照片进行了收集、归档等管理工作，现结合工作实践，谈谈数码照片的归档与管理。

一、数码照片档案的特点

数码照片是用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。数码照片主要以数码相机拍摄与扫描仪数字化两种方式产生，数据存储在磁性电子载体上，没有底片。

数码照片具有许多优势，除了成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快、等优点外，还有以下特点：1、存储久，质量不变。数码照片只要存到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。2、连接快，应用广泛。数码照片可以在自己的相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。

由于数码产品的特性，数码照片往往也存在以下几个方面的缺点：

一是对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件进行读取和操作，从形成、处理到归档的全部管理活动必须通过计算机实现。同样，计算机硬件损坏、数据误删等，软、硬件错误也会造成数码照片的毁灭性损坏。

二是信息易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易，而且一般情况下看不出痕迹。因此，需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护，维护其真实性。

三是缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步的开发利用和移交进档案室工作。需要统一数据标准来保证数码照片的完整性、有效性。专业设计的数码照片管理系统要求能够将数码照片及目录数据导出系统，转换成标准格式保存。

四是数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不再具有传统照片那种固定的物理位置，也不再对原载体从一而终。他可以根据需要随时扩展、缩小或改变储存空间。如果原本照片没有备份就很难辨其真伪。

当然，传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描可转成数码照片，方便管理和利用。对丢失底片的传统照片，建议以扫描方式数字化，既方便易行、成本低，又可以最大程度保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸质照片，也可以生成底片。

二、数码照片的档案管理

(一)完善数码照片档案收集制度，实施前端控制。

数码照片的收集范围可以参照国家《照片档案管理规范》的要求，凡是记录本单位重要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。

数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时向档案室归档。归档时要求数码照片、纸质照片(永久、长期保存的)、文字说明三者齐全并做到内容相符。数码照片也可通过网络、u盘等各种载体移交。目录数据库应著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置(对应数码照片存放文件夹和文件名)四个项目，移交时要求全部著录。归档时档案室要对数码照片的重要性、有效性和完整性进行审核。扫描照片要根据照片的大小、质量、重要程度、数字化目的等调整线数，如小照片、老化褪色照片、比较重要的照片和需要进行印刷的照片等需调高扫描线数。

数码照片收集由于复制方便，所以操作比较简单，拷一份移交就可以。但由于来源不能控制，不同的拍摄者会将数码照片导出到不同的计算机上，不及时移交，很容易散失。数码照片的特点使其收集比传统照片的收集更为复杂，难度也更大，因此，档案员要负责数码照片的收集，并采用灵活的方式实行定时收集；强化各科室和人员的档案收集意识，特别是要尽快建立数码照片归档制度并完善相关档案管理制度，完成数码照片的形成、积累、归档和保管等工作。

档案室要根据数码照片档案与传统照片档案的不同特点，在收集、归档工作中坚持前端控制并参与指导，确保这一新型载体档案的完整与安全。

(二)数码照片整理方法，实现数码照片档案管理的规范化。

数码照片档案整理、编目可以由档案室统一进行，具体按以下步骤操作：

1、数码照片档案分类与编号。

整理前首先要进行筛选。对于没有归档价值的或重复的数码照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集1-2张。对有重要保存价值的数码照片，应同时加洗成纸质照片保存于档案室。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。

数码照片按其形成年度分类，不同年度的数码照片应分别整理。每一个年度建立一个名称该年度的文件夹。文件夹下存放数码照片文件。对文件夹内的数码照片文件一般可按时问(或重要程度)先后排列，并按其排列顺序编号。一组联系密切(如同一次会议、活动、事件的)数码照片应排列在一起。编号的过程是对收集来的数码照片进行文件名更名，也就是形成数码照片号(同数码照片文件名)的过程。数码照片号的结构是：全宗号+年度+件号。  

2、编制照片档案文件级目录

永久、长期的数码照片纸质冲印并整理归档后，进行数码照片档案文件级目录的编制。照片档案文件及目录项目包括全宗号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、保管期限、备注。

3、光盘刻录

光盘刻录一式两份，一套档案室保管供查阅利用，一套上交区档案局。光盘保管期限根据盘内数码照片的保管期限产生，从长处理。

4、数码照片与纸质照片的有机衔接。

永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准《照片档案管理规范》执行。所有纸质照片、数码照片记录数据著录在同一个数据库中，从而建成完整、统一的照片档案数据库，实现照片档案的统一管理与检索，达到查找利用方便的目的。在实际查找利用中，通过检索照片题名，浏览检索结果。如果该照片档案有纸质目录号、案卷号、照片号表示该照片有纸质形式照片，如果该照片有目录号、盘号、数码照片号表示该照片有数码形式照片，如果两者都有，则表示该照片既有纸质形式的照片，又有数码形式的照片。

照片题名简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。纸质照片整理时，仍可以说明反映照片内容，在计算机著录和打印卷内目录时以照片题名反映照片内容。

三、数码照片的保存